大概五六年前就开始使用各类清单软件管理 TODO List，清单管理的本质是对时间的管理，在这方面有很多成熟的方法论，比如四象限管理法、番茄工作法、FAST 四部曲、GTD 工作法等等，早几年对时间管理理解不足，使用总是会出现这么几种问题：

  • 分类杂乱，基本都是按照生活、工作、学习和娱乐这四类进行分类，最后分着分着发现颗粒度太大了
  • 清单项目的处理时间非常集中，忙的时候很忙，闲的时候很闲
  • 无限拖延，TODO 一大堆，基本全部超期，而且还不断有增量，后面就不想管理了

其实核心的问题就那么几个：

  1. 重要但是不紧急的时候没有及时处理，最后全部堆积为重要且紧急的事情
  2. 事情没有细分，颗粒度过大，导致一个任务的执行时间得不到准确的记录
  3. 没有规划好今天的事情，只注重记录，不注重执行

昨天给大家推荐了滴答清单这个应用，这个清单设计最巧妙的地方就在于标签和智能清单这两个功能，通过标签可以给任务提供更加丰富的元信息，以便在创建智能清单的时候进行任务筛选和分类，我的智能清单是从三个维度进行的整理：

  • 按紧急重要四象限分类，紧急性以时间为切割线，五天内为紧急，五天以后为不紧急；重要性以优先级为切割线，中、高优先级为重要，低优先级为不紧急
  • 按事情颗粒度分类，我将颗粒度分为牛蛙、青蛙和蝌蚪三类，牛蛙就是需要被重新分解的大任务，青蛙就是比较耗时的小任务，蝌蚪就是不怎么耗时间或者不怎么耗脑子的迷你任务
  • 按场景分类，分为工作、生活、学习和娱乐，上班时间一般只看工作类，下班以后看生活类

在记录任务的时候，我会给任务标注这些信息：标签、优先级、截止时间（或时间段），打标完成以后，任务就会自动进入到各个智能分组，整理本就是件很繁琐的事情，这也是为什么我喜欢智能分组的原因。

接下来需要做的，就是每天检查、整理当天的清单任务了，确保每天有 13 个青蛙任务和 37 个蝌蚪任务，太多了精力会分散，太少了又不够充实；当遇到牛蛙任务时，可以新建一个同名的清单列表，将任务细分成青蛙任务和蝌蚪任务，这样就可以保证所有的事项都可以均匀地落在日历时间段上了。

其实工具再强大，自己的时间管理理念没有跟上来，工具依然是个废物，慢慢地去尝试管理自己的时间，多去记录自己在做什么事情，然后再去回顾、优化。过去几年，我几乎尝遍了各种时间管理软件，一直觉得不好用，最近一两年转变观念后发现，即便是 Mac 原生的 Reminders 也能很好的帮助我管理任务。

当然，优秀的工具，管理起来会更顺手，滴答清单还是不错的，也推荐使用 Microsoft To Do，它除了没有日历展示能力，各方面也都是比较优秀的。

管理自己的时间，本身就是一件耗时的事情，因为管理就意味着需要记录、分析然后优化，管理是为了产生更好的效果，管理是为了帮助自己更好地掌控自己的时间，花些时间去管理自己的时间，我觉得，还是很有必要的。

昨天在微博上推荐的滴答清单内容：

用了半个小时的滴答清单，就付费成了高级会员，它几乎就是一个 Wunderlist 的升级版本，支持多人协同，我想要的功能都十分简洁地提供了出来，最让人满意的几点是：

  1. 提供了日历视图，并且能够导入本地日历和订阅远程日历
  2. 提供了摘要功能，能够将一定时间内的 TODO List 做汇总，这不就是周报机器人么~
  3. 提供了标签组和智能组能力，可以更好地对清单进行分类、整理和呈现
  4. 将各种高频操作都统一到了右键菜单中，快捷设置好一个清单，体验做的很赞
  5. 支持微信公众号通知、查看以及直接回复以添加清单

另外还有几个不错的点：

  • 支持设置任务的时间段，曾经用过的 TODO List 都是时间点，这个在日历上呈现就十分直观了
  • 非常好地融合了番茄时钟，虽然我不怎么用的，但它这种设计会驱使我去尝试
  • 提供了任务和笔记模板能力，比如一键创建旅行清单
  • 提供了打卡的能力帮助培养习惯
  • 支持几乎所有端同步

整体使用体验就是，产品设计很用心，细节抠的挺多。唯一不满意的是，不支持一次性付费，需要年费订阅，不过看起来还是个迭代颇为频繁的产品，年费 139 也能接受。

本文无意给滴答清单做广告，不过无心插柳柳成荫，重点还是希望大家了解下通过工具管理时间的一些技巧。